domingo, 31 de mayo de 2015

Los Formularios digitales

Los formularios se diseñan con el propósito de que los usuarios ingresen datos estructurados en las zonas del documento destinados para un propósito. Lo más común es ver formularios donde se ingresan nombre, dirección, correo, etc.

Hasta aquí la definición de un formulario. Ahora bien, como diseñador de programas que soy, he realizado un análisis sobre los formularios, y a continuación les cuento mis impresiones:

Formularios engorrosos
A primera vista, un formulario más o menos grande resulta engorroso para cualquier persona que lo ve por primera vez. fíjese en la siguiente imagen:

Como verá los campos están distribuidos por toda lo hoja en un criterio que seguramente tiene mucho sentido para quien lo ha creado, pero para el resto resulta ser un enredo de palabras y texto.

Para guiarnos en el llenado de estos formularios, normalmente se acostumbra adjuntar un manual (en la parte trasera) especificando lo que hay que poner en cada sitio.

He visto personas que para llenar un formato de solicitud pre impresa en una institución solicitan la ayuda de alguien más entendido en la materia. Con lo cual trae las consecuencias de demoras y colas interminables sobre todo en los establecimientos burocráticos.

Lo correcto es que la misma persona esté capacitada para ingresar la información pero se le hace un mundo entender los cuadritos y lineas distribuidos en el papel que, incluso me ha pasado, uno termina por frustrarse.

Sin embargo la información tiene que llenarse y para este fin se han creado estos documentos. Lo peor de todo esto es que esta misma técnica de diseño de formularios se ha llevado al mundo informático.

Formularios web
Distribuir elementos: datos, campos, textos, cuadros y listas es trabajo de un diseñador de una página o del diseñador de un formulario web.
Esta persona, para evitar complicarse la vida se basa en los documentos físicos y diseña en forma parecida los elementos en una pantalla que se le llama justamente "form".

Existe una ventaja al momento que se diseñan estos formularios, pues ya no es necesario estar enviando al usuario a leer en otra parte los datos que hay que llenar porque en un mismo sitio podemos desplegar listas que nos indican qué valores podemos ingresar en los campos; asimismo, en una misma pantalla tenemos textos de ayuda que nos dicen lo que hay que hacer.

Bien hasta ahí, pero igual se habrá dado cuenta usted que sigue siendo una labor tediosa registrar todo lo que se nos pide.

Como repito, yo soy programador de sistemas y estoy familiarizado con formularios, pero me siento aturdido, seguramente igual que usted, cuando una página me pide una serie de datos para ¡Enviar un simple comentario!. Es el colmo.

Mi análisis sobre los formularios avanza y me pregunto ¿porqué con tanta tecnología no se ha hecho nada por cambiar un poco la manera de ingresar información?

Si que hay otras maneras. Si ustedes han utilizado una, mal llamada, hoja de cálculo, como excel; resulta ser que no solamente es hoja de cálculo, sino que ahí se pueden ingresar datos en forma libre tal como en una hoja física en blanco. Claro, el problema surge cuando alguien le da un formato a esta hoja de excel y lo convierte inmediatamente en un formulario!

Otra manera que la encuentro muy útil y veo que en realidad los diseñadores no lo han tomado en serio es distribuir la información en forma de tabla.

Las tablas: Campos y Registros


Dentro de un formulario a veces encontramos un pequeño cuadro donde se nos indica colocar una lista, por ejemplo de nuestros familiares. Esa lista distribuida en nombre, fecha de nacimiento, grado de instrucción, sexo, etc. es una tabla.

Los datos así distribuidos en filas y columnas resultan ser mucho más eficientes porque en cada cada columna se registra uno y solo un tipo de dato.

Es por ello que el diseño de base de datos se hace en tablas (las cuales como podrán deducir están organizadas en filas y columnas).

Los matemáticos a estas tablas le denominan matriz, su uso es de gran importancia en los sistema porque permite realizar relaciones, búsquedas y operaciones que de otra forma sería tan difícil como enfrentarse con los formularios de los que hablábamos.

Pero si solamente voy a llenar mis datos de registro en una página, resulta igual de fastidioso o hasta peor hacerlo en una larga fila de campos.

Estoy totalmente de acuerdo, pero esto es porque usted está llenando solamente SUS datos.

Y a eso era a donde quería llegar.

Muchos administradores de páginas web o muchos empresarios tienen que manejarse con los formularios individuales, cuando trabajando con modelos en forma de matriz puede y es mucho más rápido, eficiente y adecuado.

Si tengo que llenar los datos de mis clientes, por ejemplo, lo haré en un formulario que me muestre la información en filas y columnas. Esas columnas son campos, cada campo es un tipo específico de dato. Por ejemplo donde dice nombre no deberé ingresar la dirección.

Todas las páginas de administración, back office, panel de control o como quieran llamarlo, están diseñadas en forma convencional (formularios con datos distribuidos en un espacio). Y esto a mi manera de ver es una pérdida de tiempo, de recursos y de disponibilidad.

La mayoría de programas, por supuesto muestran una "lista", que se parece mucho a la matriz de la que estoy hablando, donde aparecen los datos ordenados en filas y columnas e incluso filtrados por algún criterio. Pero intente modificar una dato y tendrá que hacer click en un botón que le lleva a un bendito formulario que en programación le llamamos "máscara".

No, esa matriz que le muestran no es adecuada, porque no es dinámica y solo muestra algunos datos de todos los que se tienen que ingresar. Manteniendo prácticamente ciego al administrador de la información. ¿Cómo saber de una sola mirada si los empleados del sector X de mi empresa ya tienen los datos de su teléfono actualizada?, pues hay que entrar uno por uno para ver el formulario tipo máscara. Que tedioso no?

Éste es el punto clave donde debemos concentrarnos los diseñadores, brindando una manera más organizada y óptima de ingresar la información. Los usuarios finales nos lo agradecerán.

En una próxima entrada hablaré más sobre los formularios en forma de matriz de datos, ya que existen, por que no, en el mercado una serie de herramientas que tienen la buena práctica de usar tablas.

Para terminar, si usted es un usuario de sistemas informáticos, busque formularios donde pueda avanzar. Y si es un programador ofrezca más esta tendencia.

Por supuesto ghenesis, el lenguaje de programación que hemos desarrollado en nuestro laboratorio puede usar formularios con máscara y con tablas o una buena mezcla de ellos. Le invito a que nos visite en www.ghenesis.com.

No se olvide de dejar sus comentarios. Si les pide registrarse tómese un tiempito para llenar su formulario :)

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